Med medarbetare på distans har du som chef just nu ett grymt viktigt uppdrag: Kommunicera. Här får du fem tips för effektiv kommunikation i krisläge.   

Vi är mitt i ett dramatiskt händelseförlopp med stor osäkerhet och turbulens. Dina medarbetare har skickats hem för att jobba på distans och du, som chef, har ett tungt ansvar.

Hur ska du nu ha koll på vad som vad händer, säkerställa att alla mår bra och att medarbetarna fokuserar på rätt arbetsuppgifter? Du behöver kommunicera. Det är ditt absolut viktigaste uppdrag just nu.

Och jag säger kommunicera. Inte informera. Inte ge budskap.

Att kommunicera betyder att du inkluderar, skapar dialog och initierar forum för interaktivitet.

De senaste dagarna har flera företagare bett om råd kring hur de ska hantera sin interna kommunikation, givet Coronautvecklingen, som är ett tydligt krisläge. Jag delar gärna med mig.

Här kommer en checklista som jag själv använt i mina olika chefsroller när jag behövt hantera extraordinära lägen.

1. Etablera en struktur för effektiv kommunikation i krisläge

Sätt en tydlig och genomtänkt struktur kring olika möten och arenor. Och håll dig till den! Säkerställ att du vet

  • syftet med olika möten
  • vem som är ansvarig
  • tidpunkt för mötet
  • längd på mötet
  • förväntningar på medarbetaren i mötet
  • val av kanal  

Du behöver hålla formella möten med mötesdisciplin och obligatorisk närvaro, men också olika diskussionsforum samt informella möten för småsnack och prat. Kanske ni till och med vill rigga för after work online?

2. Använd många kanaler i krisläge

Vilka kanaler du väljer beror på din struktur här ovan.

I nuläget rekommenderar jag tveklöst att inleda varje dag med ett videoforum.

Zoom, Teams eller Skype spelar ingen roll, men det finns en enorm vinst i att alla kan koppla upp sig med rörlig bild och se varandra. Det ökar känslan av sammanhang och tillhörighet, vilket är grymt viktigt när vi arbetar på distans.

Onlinemöten kommer definitivt att vara din effektivaste kommunikationsarena, men det är också värdefullt att få till individuella möten med medarbetarna. Antingen via telefon eller video. Sms och Slack/Yammer är också alternativ i bråda tider.

Uppmuntra gärna medarbetarna att ha kontakt med varandra under arbetsdagen. Ta en Teams-fika och småprata lite.  

Mejl och intranät, då? Absolut. Skriv gärna några korta rader utifrån det som du redan sagt i dina live-möten. Eller be någon av deltagarna att sammanfatta. Om du har en personlig blogg för din internkommunikation så är det en klockren kanal för effektiv kommunikation i krisläge.

3. Var stenhård med mötesdisciplinen online

Se till att hålla proffsiga möten via video. Koppla upp dig i god tid, rigga skärmen så att du syns bra (ordentlig belysning, inget motljus) och kolla volymen. Du som mötesordföranden ska finnas på plats i mötet någon minut innan start och inte kasta dig in med andan i halsen när alla redan är uppkopplade.
När du inte själv pratar – använd mute-knappen.  
Håll utsatt mötestid.
Respektera talartiden. Använd headset.
Använd gärna chattfunktionen som brukar finnas i olika mötesforum till att kommentera, ställa frågor eller visa uppskattning. 👍
Och jag behöver väl inte säga att dator och telefon ska vara laddade under mötet?

4. Kommunicera även när du inte har några ”nyheter”

Väldigt många hoppar över möten för att det ”inte finns något nytt att berätta”. Fall inte i den fällan. För det första finns det alltid saker att förtydliga och upprepa. Dessutom kan medarbetarna ha något på hjärtat som är viktigt för hela gruppen – eller hela företaget.

I ett krisläge är din kommunikation en fast punkt i en annars mycket oförutsägbar arbetsvardag.

Din närvaro och konsekventa kommunikation skapar stor trygghet för ditt gäng.

Det är också därför som du själv ska äga din kommunikation. Lämna inte över till kommunikationsavdelningen. Den hjälper dig med underlag, tips och stöd, men själva arbetet det ska du, som chef, alltid göra.

5. Vinn tid med video i krisläge

Just nu, mitt i en akut krissituation, är du som chef och ledare under stor press. Det är många och mycket som kräver din uppmärksamhet. Kanske tycker du att allt här ovan låter krävande.

Men: att varje dag ge sig tid till att möta medarbetare, berätta vad du vet (och inte vet) samt bjuda in till en öppen dialog kommer att vara betydligt mer effektivt än att då och då, sporadiskt och ogenomtänkt, informera via mejl, intranät eller telefon. Dessutom stärker du varje medarbetare (som känner sig sedd och betydelsefull) och hela gruppen (vars och ens bidrag blir synliggjort).

Det är i krisläge som ledarskap prövas på riktigt.

Varmt lycka till!